ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI
W ZAKRESIE GASTRONOMII I HANDLU PODCZAS WYDARZENIA MAGIA ŚWIATŁA I DŹWIĘKU
I. Organizator: Samorządowy Ośrodek Kultury i Sportu w Janowie
ul. Częstochowska 1, 42-253 Janów NIP: 9491979439; Tel. 34/327-81-08; Fax: 34/327-80-81; E-mail: sokis@janow.pl
zwany dalej Organizatorem
II. Opis przedmiotu zamówienia.
1. Na przedmiot zamówienia składa się zapewnienie obsługi w zakresie: gastronomii, handlu, piwa, napojów, rękodzieła, zabawek, itp. z wyłączeniem art. wymienionych w dziale III, pkt. 4 podczas wydarzenia Magia Światła i Dźwięku w ramach III Jurajskich Zawodów Balonowych, zwanym dalej Imprezą.
2. Miejsce imprezy: BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU – 20 lipca 2019 r.
III. Obowiązki Oferenta i zakres zamówienia.
1. Po stronie Oferenta leży uzyskanie zgody Stacji Epidemiologicznej na sprzedaż i działalność gastronomiczną oraz wszystkich innych wymaganych zaświadczeń i pozwoleń.
2. Oferent posiada aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością (które jest zobowiązany okazać w dniu podpisania umowy).
3. Oferent zobowiązany jest do dołączenia do oferty aktualnego wydruku z Krajowego Rejestru Sądownictwa lub Centrum Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
4. Oferent odpowiada za przestrzeganie zakazu sprzedaży napojów w opakowaniach szklanych i aluminiowych oraz sprzedaży materiałów i środków pirotechnicznych.
5. Oferta powinna uwzględniać zadaszone miejsca dla konsumentów (min. 200 miejsc siedzących - stoliki, ławki, parasole).
6. Oferent zabezpiecza we własnym zakresie: a) odpowiednią ilość koszy na śmieci, która zagwarantuje estetyczny i czysty wygląd stoisk gastronomicznych i handlowych, b) sprzęt gaśniczy oraz inny niezbędny sprzęt i środki potrzebne do wystawienia i funkcjonowania stoisk. 7. W ramach obsługi gastronomicznej i handlowej (z wyłączeniem infrastruktury zabawowej ze względu na charakter imprezy) oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych produktów w czasie trwania Imprezy: a) napoje chłodzące, dania typu fast food, lody, gofry, grill, itp.; b) stanowiska z piwem (zgodnie z Ustawą z dn. 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi j.t. Dz.U. 2012 nr 0 poz. 1356) (sprzedaż piwa tylko i wyłącznie w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż alkoholu); c) stoiska z rzemiosłem, zabawkami, itp.;
7. Oferent rozlicza transakcję z Organizatorem w PLN, płatne przelewem na konto bankowe wskazane w umowie, według poniższego harmonogramu: I rata – 50% oferowanej kwoty – do 15.07.2019 r. II rata – 50% oferowanej kwoty – do 25.07.2019 r.
8. Za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców.
IV. Obowiązki i zastrzeżenia Organizatora Imprezy:
1. Organizator oświadcza, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy oraz prawo do dysponowania terenem - BŁONIA PRZY STAWIE AMERYKAN W ZŁOTYM POTOKU.
2. Organizator oświadcza, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie Imprezy z przyczyn od niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa). W zaistniałym przypadku ustala się nowy termin Imprezy lub dokonuje zwrotu kwoty przedpłaty.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do: a) Umieszczenia stoisk: promocyjnych szkół, uczelni, stowarzyszeń, fundacji, banków, instytucji dotujących imprezę, sponsorów, stoisk z potrawami regionalnymi + degustacja, kosmetyków. b) Do wskazania miejsc na terenie imprezy dla infrastruktury gastronomicznej i handlowej.
V. Informacje dotyczące wypełnienia formularza ofertowego.
1. Oferent składa tylko jedną ofertę zgodnie ze wszystkimi wymogami, tj. w wymaganym terminie oraz zgodnie z zakresem zamówienia.
2. Formularz musi być sporządzony czytelnie, drukowanymi literami, w języku polskim oraz podpisany przez Oferenta.
3. W przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika Oferenta, do formularza powinno zostać załączone upoważnienie do reprezentowania.
4. Wartość cenowa (podana w wartościach netto i brutto) za wyłączność w zakresie niniejszego zapytania nie podlega zmianie po złożeniu oferty.
5. Mile widziane referencje dołączone do oferty.
6. Oferta musi być złożona w zamkniętym opakowaniu lub kopercie oraz zabezpieczona w sposób gwarantujący poufność jej treści.
Koperta musi być zaadresowana w następujący sposób:
Samorządowy Ośrodek Kultury i Sportu w Janowie ul. Częstochowska 1 42-253 Janów
z dopiskiem: OFERTA NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI W ZAKRESIE GASTRONOMII I HANDLU PODCZAS „Magii Światła i Dźwięku – 20 lipca 2019 r.” – (Dane Oferenta)
7. Organizator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od wyboru Oferenta bez podania przyczyny. Jeśli zajdzie taka konieczność Organizator może ogłosić kolejne zapytanie ofertowe.
8. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Organizatora, zastrzega on sobie możliwość zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto oferowaną za wyłączność w wymaganym zakresie podczas Imprezy, złożoną przez Oferenta spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu.
VI. Składanie i otwieranie ofert.
1. Oferty należy składać w siedzibie Organizatora w dniach: poniedziałek– piątek w godzinach 8.00- 15.00.
2. Termin składania ofert upływa dnia 24.06.2019r. o godzinie 15.00. Oferty otrzymane po tym terminie nie będą rozpatrywane.
VII. Planowany termin zawarcia umowy, istotne warunki umowy.
1. Organizator przewiduje zawrzeć umowę do dnia 05.07.2019r. wg własnego wzoru z Oferentem, który złożył najkorzystniejsza ofertę.
2. Organizator telefonicznie powiadomi Oferenta o wyborze jego oferty, miejscu i terminie podpisania umowy.
VIII. Uprawniony do kontaktów:
Osoba uprawniona do kontaktów z Oferentami:
Anna Tarczyńska tel. 518 589 803
Magdalena Siemion tel. 669 583 558
IX. Załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz oferty
